Lær hvordan du maksimerer dine potentielle rejseafdrag
At finde ud af, hvad IRS vil tillade som en rimelig forretningsrejseudgift, kan være svært, især når det kommer til udenrigsrejser.
En af mine tidligere artikler skitserede hvordan man trækker rejseudgifter, når man kombinerer personlige udflugter (eller aktiviteter) med forretningsrejser. I princippet skal forretningsrejse primært være forretningsmæssigt for at gøre krav på hele rejsen som en forretningsomkostning. Den afgørende faktor er normalt mængden af tid (ikke udgifter) brugt på forretningsaktiviteter vs. tid brugt på personlige aktiviteter.
Hvis mere tid er afsat til erhvervslivet, er hele rejsen kvalificeret som en fradragsret forretningsrejse. Og selvfølgelig, hvis du ikke beskæftiger dig med væsentlige personlige aktiviteter, er hele din forretningsrejse helt fradragsberettiget.
Udenlandske rejseafdrag
For udenlandsrejser skal du ikke kun opfylde forretningstidsbehovet ovenfor, men du skal opfylde yderligere forhindringer, hvis:
1) Dine samlede udenlandske rejsedage er mere end 7 på hinanden følgende dage
OG
2) Din udenlandske rejse "ikke-forretningsdage" er 25% eller mere af dine samlede udenlandske rejsedage.
Sådan fungerer det her
På mandag flyver du fra Boston til London, og deltager i hele dagen forretningskonventioner og møder gennem torsdag. Fra fredag til søndag er du sightseeing i London. Du vender tilbage til Boston på mandag. Størstedelen af brugen af forretningsaktiviteter overstiger den tid, der bruges på personlige aktiviteter, så du opfylder den generelle "tid" -regel for alle forretningsrejser og personlige rejser.
Indtil videre kvalificerer du dig til en forretningsrejse på 100%. Anvend nu de udenlandske regler Da dine "samlede udenlandske rejse" dage ikke er mere end 7 dage, gælder ingen særlige udenlandske regler, og du holder din fuldt fradragsberettigede forretningsrejse.
Nu, hvis du havde arbejdet igennem fredag, forlængede du din personlige weekend gennem mandag, mens du forlod tirsdag, opfylder du stadig kravet om tidsbegrænsning, men dine udenlandske rejsedage oversteg 7 på hinanden følgende og dine "personlige dage" (3 dage - lørdag, søndag, mandag ) er større end 25% af dine samlede udenlandske rejsedage (samlede udenlandske rejsedage mandag til den følgende tirsdag = 8 dage og 25% af 8 = 2.
Så 3 personlige dage overstiger 2). Derfor skal du reducere din forretningsrejse fradrag med 3 / 8ths (personlige dage / samlede udenlandske dage).
Undtagelser
Nu ligger dybt inde i skattelovgivningen et par undtagelser fra denne udenrigsrejseregel: For det første, hvis du kan vise, at du heller ikke har kontrol over forretningsrejsen (ikke beslutter om rejsen er nødvendig) ELLER at de vigtigste Rejsens motivation var ikke personlig (gode forretningsmæssige grunde til turen), så undgår du den udenlandske rejseregel, og du er tilbage til en fuldt fradragsret forretningsrejse. En anden måde at undgå udenlandsk rejse regel er ved at bruge IRS metoden til at definere "arbejdsdage."
For eksempel bliver dage mellem "arbejdsdage" (weekender, helligdage eller endog andre ugedage) "arbejdsdage" selv. Så i vores eksempel, hvis du havde et andet forretningsmøde tirsdag og afsted på onsdag, bliver alle dine "udenlandske dage" "arbejdsdage", fordi lørdag, søndag og mandag faldt mellem to klart "arbejdsdage" og rejsedagen vender hjem er også forretning. Derfor har du ingen "personlige dage". Da dine personlige dage (0) nu ikke overstiger 25% af dine samlede udenlandske rejsedage, gælder særlige udenlandske rejsebestemmelser ikke.
Din tilbagevenden til en fuldt fradragsberettigede forretningsrejse, forudsat at den tidsbestemte regel, der er omtalt i min tidligere artikel, er opfyldt (i dette eksempel vil det være siden brugen af forretningsaktiviteter - 7 dage, mandag til fredag og den følgende tirsdag og onsdag , overskredet brugen af personlige aktiviteter -3 dage, lørdag, søndag og mandag).
Nu, hvis du efter tirsdagsmødet bliver i London i 2 dage, nyder kulturen, vender tilbage på fredag, skal du først anvende den generelle tidsregel: 7 arbejdsdage (MF, Tirs, Fri) vs. 5 personlige dage (lør, søndag , Man, ons, torsdag). Den generelle regel for tid brugt på forretninger vs. personlige aktiviteter er opfyldt, så din rejse er fuldt fradragsberettiget hidtil. Nu skal de udenlandske rejseregler revideres; Dine samlede udenlandske rejsedage overstiger 7 på hinanden følgende dage, men du har kun 2 personlige dage under de udenlandske regler (kun den sidste onsdag og torsdag nu, siden lørdag, søndag og mandag var mellem andre "arbejdsdage"), som er mindre end 25% af den nu samlede 12 dages udenlandsk rejse.
Derfor gælder de udenlandske rejseregler ikke. Du er tilbage til en fuldt fradragsret forretningsrejse.
anbefalinger
Som du kan se, ville der være en vis fordel at få dine forretnings- / konventmøder spredt ud få dage, og vende "personlige dage" til "arbejdsdage". Nogle legitime forretningsmæssige grunde til, at dine møder / konventioner kan spredes, omfatter: At give tid til brainstorming på specifikke forretningsstrategier, planlægningskonflikter med nøglemedarbejdere nødvendiggjorde forskellige møder, forberedelse var påkrævet mellem successive møder, besøgte klienter var kun tilgængelige visse dage, konvention og andre forretningsmøder faldt ikke sammen, osv. .. uanset forretningsårsagen sker for intermitterende planlagte forretningsbegivenheder.
Også i forbindelse med anvendelsen af de udenlandske rejsebestemmelser kan delvise arbejdsdage ifølge IRS kvalificere sig til hele arbejdsdage, "så et to-timers forretningsmøde om morgenen efterfulgt af personlige aktiviteter resten af dagen er en" business day ". "
Optimering af dine potentielle fradrag
De flere udenlandske rejsedage kan du med rette klassificere som "arbejdsdage", jo bedre chance har du for at undgå effekten af de særlige udenrigsrejser.
Hvis du er selvstændig, kan du naturligvis bruge disse oplysninger til din fordel.
Men hvad med virksomhedens medarbejder, der er refunderet for rejseudgifter? Overvej dette: På baggrund af vores diskussioner af rejsebestemmelserne ovenfor bestemmer du din rejse er en fuldt fradragsret forretningsrejse. Nu mens du er i London, refunderer din virksomhed dig til måltider med en pris på $ 65 om dagen. Du omdanner udgiftsrapporter til eventuelle udgifter uden for lommen. Selv om din virksomhed refunderer dig eller bare betaler dig for måltider på $ 65 om dagen, kan du stadig fratrække forskellen mellem IRS Per Diem Meal-beløbet for London ($ 144 pr. Dag) og hvad du blev refunderet for hver dag du ' re væk. Hvis din virksomhed refunderer dig til Indlogering på $ 175 om dagen, er IRS Per Diem Lodging for London nu $ 319. Det er rigtigt, forskellen er fradragsberettiget. Det samme gælder for out-of-pocket udgifter. I løbet af et år kan denne forskel tilføje.
Så når du blander personlige aktiviteter med forretningsrejser, skal du gennemgå ovennævnte diskussioner for først at afgøre, om størstedelen af tiden er brugt på forretningsaktiviteter (den generelle "tidsregel"), og hvis udenlandsk rejse er involveret, uanset om du kan undgå de udenlandske rejsebestemmelser som beskrevet ovenfor. Hvis ikke, reducer dine forretningsrejser fradrag med passende forhold mellem "ikke-forretningsdage" til "samlede dage i udlandet."