Budget forretningsrejser er vigtigere nu end på noget andet tidspunkt i vores historie. Rejsebudget er under større kontrol. Omkostningsbesparende administrerende direktører ønsker, at deres medarbejdere tager færre ture. De vil også have udgifter på de rejser, der er absolut nødvendige, og holdes til ansvarlige minimumsforhold. Desværre er nogle af de omkostningsbesparende foranstaltninger, som fritidsrejsende anvender, upraktiske eller endog umulige i erhvervslivet. Her er nogle tips, der hjælper dig med at vise en mere tilfredsstillende regningsrapport.
Et budget skal være realistisk og baseret på destinationskostnader snarere end en vilkårlig per diem- figur. Send ikke nogen til New York og Cedar Rapids med samme omkostningskonto. Du kan vide, hvor meget det vil koste at sende en medarbejder på en given tur, før han eller hun forlader lufthavnen. Hvis du skal rejse til dyre destinationer, fortvivl ikke. Mange af de største og mest kostbare byer tilbyder også pengebesparende fordele. Paris , London og New York , for eksempel, alle tilbyder højt udviklede og effektive undergrundssystemer. Det er muligt at rejse inden for disse byer meget billigt.
Vidste du at der er mindst fem internetværktøjer, du kan bruge til at spore flybilletpriser, herunder en, der fortæller dig, hvad folk har betalt på en bestemt rute de seneste dage?
At have denne form for information bogmærket kan hjælpe nogen i din lille virksomhed til at blive en slags internat "rejsebureau." Få den person, der er bekendt med Priceline, biludlejning og transportkort. Lad din ekspert gøre ordninger for alle.
Innkeepers vil grimas, men du kan undertiden forhandle med hoteller på satser. Hvis du bliver på et givet hotel 10 nætter i de næste par måneder, er det 10 nætter, som de ikke længere behøver at bekymre sig om et tomt rum. Det bør være en særlig sats, hvis du betaler på forhånd. Det gør aldrig ondt at spørge. Hoteller giver pauser og "corporate rates" hele tiden ... de reklamerer bare ikke for fakta. Hvis de kan få dig til at betale fuld pris, er de glade. Hvis du kan fortælle dem, er det mellem deres ejendom og en anden ned ad gaden for dine 20 overnatninger i kvartalet, vil de ofte tilbyde en form for rabat.
Det er næsten altid billigere at invitere kunder til en god frokost end en god middag. Nogle gange er en restaurant, du ikke har råd til middag, inden for budget ved frokosttid. På samme måde udfyldes en gratis morgenmad, hvis den tilbydes på dit hotel. Det kan reducere fristelsen til at bestille en dyr frokost eller middag.
05 af 10
Pak let
Det er ikke altid muligt at pakke let for en forretningsrejse, men jo mindre du slår, jo flere omkostningsbesparelser er mulige. Jeg ser forretningsrejsende at tage lokal masseforsendelse til lufthavnen hele tiden - men de rejsende har ikke tre tunge poser i slæb. De er carry-on rejsende, der ved, at det kan koste $ 4,50 for at tage masseforsendelse i stedet for at betale en taxachauffør $ 30.
Det til tider betaler sig at bestille den mindste model til den laveste pris, især på steder hvor de måske ikke har mange underkompakte biler på lager. Hvis de løber ud, skal de opgradere dig til den sub-kompakte pris.
Afstå forsikringen, der tilbydes på biludlejningstælleren, hvis din personlige bilforsikring eller dit kreditkort dækker dig. Biludlejning dækker tendens til at være dyrt.
Spørg altid om en bil med en fuld tank af gas, og sørg for at returnere den fuldt ud. På den måde betaler du kun for den gas, du brænder.
07 af 10
Undgå panik på kortvarige ture
Først skal du tjekke siderne for "specialtilbud" og flyselskaberne på flyselskabet. Southwest, for eksempel, har normalt en "walk-up" (dag for) billetpris, der er betydeligt billigere end sine konkurrenter. Pas på at bruge Priceline til flyvninger, fordi du kan få nogle meget ubehagelige tidsplaner i bytte for dine besparelser. På hoteller fungerer Priceline ofte meget godt.
"Splurge" er undertiden en forretningsmæssig nødvendighed. Du ønsker ikke at købe din klient en billig bøf, og du vil ikke have, at de slipper dig fra Roach Trap Motel. Udfordringen er at levere kvalitet til en rimelig pris.
Brug af internettet til at reservere flyrejser, hoteller og endda reservere bord på restauranter gør disse splurges mindre farlige for dit budgets sundhed. For eksempel giver Priceline eller Hotwire nogle gange dig mulighed for at købe et tre- eller fire-stjernet værelse (og de tjenester, der følger med det) til en en- eller to-stjernet pris. Du kan bruge online menuguider til at finde restauranter, der er opskalere men ikke uhyrligt dyre.
Lørdag natophold forsvinder, da budgetselskaber skriver nye flybilletregler. Men et par flybilletter kræver stadig at overnatte lørdag aften. De fleste forretningsrejsende vil være hjemme i weekenderne, men hvis du kan strukturere en tur for at drage fordel af en meget lavere billetpris, er det værd at overveje.
Taler om lørdag er det en af de tre billigste dage at flyve sammen med tirsdage og onsdage. Torsdage følger nøje. Mandage og fredage er ofte dyrere. Bestil i overensstemmelse hermed.
Det er indlysende råd, men det bærer gentagelse: Hænder fra minibaren! Du ville tænke to gange om at betale $ 8 for en pakke jordnødder på ferie, så hvorfor er en forretningsrejse anderledes? Det samme gælder for $ 20 film på værelset. Pak en god bog eller en dvd til at se på din bærbare computer i stedet.